Analista Administrativo - São Paulo/SP

• Apoiar a organização e o gerenciamento da agenda da diretoria, realizando agendamentos, priorizando compromissos e auxiliando na resolução de conflitos de horários.
• Prestar suporte na organização de reuniões, eventos, workshops e coffee breaks, realizando reservas de espaços, solicitação de materiais, contratação de fornecedores, acompanhamento da logística e comunicação com os participantes.
• Controlar e organizar documentos para prestação de contas da diretoria, consolidando recibos e notas fiscais, conferindo informações conforme as políticas internas e encaminhando solicitações de reembolso dentro dos prazos estabelecidos.
• Acompanhar contratos de fornecedores terceirizados vinculados à diretoria, monitorando vigência, renovações, documentação e pendências, sinalizando necessidades de ação.
• Emitir, acompanhar e controlar pedidos de compra, garantindo o correto fluxo das solicitações até a entrega dos materiais ou conclusão dos serviços.
• Apoiar na organização e manutenção de documentos, arquivos físicos e digitais da diretoria, assegurando fácil acesso e confidencialidade das informações.
• Elaborar controles, planilhas e relatórios administrativos que apoiem a gestão das atividades da diretoria.
• Manter interface com áreas internas e fornecedores externos para acompanhamento de demandas administrativas e operacionais.
• Executar outras atividades correlatas, conforme necessidade da área.

Competências Técnicas:

• Pacote Office (Excel, PowerPoint e Word) – Avançado.
• Outlook e gestão de agenda eletrônica – Avançado.
• Sistemas de Gestão de Compras (SAP, Ariba ou similares) – Intermediário.
• Elaboração de relatórios de prestação de contas – Intermediário.
• Gestão e acompanhamento de contratos – Intermediário.
• Inglês – Básico a Intermediário.
• Comunicação escrita formal (correspondências executivas) – Avançado.

Competências Comportamentais:

• Organização e priorização.
• Discrição e confidencialidade.
• Proatividade.
• Comunicação interpessoal.
• Resiliência para atuar sob prazos.
• Planejamento.
• Atenção aos detalhes.
• Senso de responsabilidade.
• Flexibilidade.
• Trabalho em equipe.